Khi tư vấn khách hàng, việc ghi điểm là một cách quan trọng để duy trì sự chuyên nghiệp, đảm bảo bạn không bỏ sót thông tin quan trọng và xây dựng một cơ sở dữ liệu hữu ích cho tương lai. Dưới đây là một số điểm quan trọng mà bạn nên ghi chú khi tư vấn khách hàng:
- Thông tin liên hệ: Ghi chính xác tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của khách hàng.
- Mục tiêu và nhu cầu: Ghi rõ mục tiêu và nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp bạn cung cấp dịch vụ tư vấn phù hợp.
- Lịch sử: Ghi nhớ về bất kỳ cuộc trò chuyện hoặc thông tin quan trọng nào mà bạn đã trao đổi với khách hàng trong quá khứ.
- Sản phẩm hoặc dịch vụ quan tâm: Ghi lại sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng quan tâm hoặc đã thảo luận trong cuộc trò chuyện.
- Tình trạng tài chính: Nếu liên quan, ghi chú về tình trạng tài chính của khách hàng, ví dụ: khả năng thanh toán, nguồn tài chính, hoặc nguồn thu nhập.
- Thời gian: Xác định các thời hạn quan trọng, ví dụ: khi khách hàng cần sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Giải pháp đề xuất: Ghi chú về các giải pháp hoặc sản phẩm cụ thể mà bạn đã đề xuất cho khách hàng.
- Phản hồi và thắc mắc của khách hàng: Ghi lại bất kỳ phản hồi, câu hỏi hoặc lo ngại nào khách hàng đã đưa ra, cũng như câu trả lời và giải quyết của bạn.
- Cam kết và bước tiếp theo: Ghi rõ cam kết của cả hai bên và xác định bước tiếp theo trong quá trình tư vấn hoặc giao dịch.
- Lên lịch hẹn: Nếu có, ghi nhớ về bất kỳ cuộc hẹn nào mà bạn đã thỏa thuận với khách hàng.
- Chữ ký và ngày: Khi bạn đã hoàn tất cuộc trò chuyện hoặc cuộc gọi tư vấn, ký tên và ghi lại ngày giờ tư vấn.
Ghi điểm cẩn thận giúp bạn theo dõi thông tin quan trọng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình tư vấn khách hàng. Nó cũng giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng bằng cách thể hiện rằng bạn quan tâm đến họ và thông tin của họ.